科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
發(fā)布時間：2019-2-25
科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T 11822-2000 代替 GB/T11822-1989
國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局2000-12-11批準2001-05-01實施
1范圍
本標準規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法，案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。
本標準適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。某些形式特殊的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理可參照本標準。
2定義
本標準采用下列定義。
2.1科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡稱科技文件材料） scientific and technical records
記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。
2.2科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案）scientific and technical archives
企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。
2.3案卷file
由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
2.4卷內(nèi)目錄innerfile item list
登錄案卷內(nèi)文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。
2.5卷內(nèi)備考表file note
卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
2.6檔號archival code
以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
3組織案卷
3.1組卷原則
組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。
3.2組卷要求
3.2.1案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況。
3.2.2案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整。
3.2.3案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。
3.3組卷方法
3.3.1直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。
3.3.2產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷。
3.3.3引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
3.3.4一個單位保存一套相關(guān)的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內(nèi)備考表中說明并注明標準圖、通用圖的圖號。
3.3.5底圖以張為單位單獨保存和管理。
3.3.6產(chǎn)品更新?lián)Q代或更新零部件時，保留新形式的科技文件材料并單獨組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。
3.3.7設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設(shè)備中的隨機文件材料可以單獨組卷。
4案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列
4.1產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。
4.2科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。
4.3基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。
4.4設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。
4.5案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。
4.6案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。
5案卷的編目
5.1卷內(nèi)科技文件材料頁號的編寫
5.1.1案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。
5.1.2單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。
5.1.3成套圖樣印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。
卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。
5.2案卷封面的編制
5.2.1案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式（內(nèi)封面規(guī)格見7.3.1）。封面式樣見圖A1。
5.2.2案卷題名應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。
5.2.3立卷單位應(yīng)填寫負責(zé)科技文件材料組卷的部門或項目負責(zé)部門。
5.2.4起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。
5.2.5保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。
5.2.6密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。
5.2.7檔
號應(yīng)填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類
號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號，目錄號一般指分類目錄
號；案卷號指科技檔案按一定順序排列后的流水號。
5.2.8檔案館號應(yīng)填寫國家檔案行政部門賦予的檔案館代碼。
5.3案卷脊背的編制
案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名，式樣及規(guī)格見圖A2。
保管期限填寫方法同5.2.5,也可用色標區(qū)分；紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期；檔號填寫方法同5.2.7;案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填或不填，填寫方法同5.2.2。
5.4卷內(nèi)目錄的編制
5.4.1卷內(nèi)目錄式樣見圖A3。
5.4.2序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。
5.4.3文件編號應(yīng)填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。
5.4.4責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。
5.4.5文件材料題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱。
5.4.6日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期。
5.4.7頁號應(yīng)填寫每件科技文件材料的首尾頁上標注的頁號。
5.4.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁之前。
5.5卷內(nèi)備考表的編制
5.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A4。
5.5.2說明包括：案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
5.5.3立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。
5.5.4立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。
5.5.5檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。
5.5.6檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。
5.5.7互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起。
5.5.8卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。
6案卷的裝訂
6.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。
6.2案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。圖樣折疊時標題欄露在右下角。
6.3案卷內(nèi)不允許有金屬物
6.4不裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章，式樣見圖A7。檔號填寫方法同5.2.7,序號填寫方法同5.4.2。
7卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料
7.1科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒、卷夾式樣見圖A5、A6。
7.2卷皮規(guī)格和制成材料
7.2.1卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm,厚度分別為10mm、2 0mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。
7.2.2卷夾的外表面規(guī)格為：305mm×220mm,厚度為20mm。
7.2.3卷皮宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙。本標準推薦使用無酸卷皮。
7.3卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量
7.3.1卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm或260mm×185mm。
7.3.2卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g/m2以上白色書寫書紙制作。
7.4案卷脊背標簽的規(guī)格和質(zhì)量
7.4.1案卷脊背標簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10（20,30,40,50,60）mm。
7.4.2案卷脊背標簽宜采用150g/m2白色書寫紙制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。
7.5卷皮上和卷內(nèi)表格中書寫的字跡要清晰端正。